Politique de confidentialité

Cette politique explique le traitement des renseignements personnels par Azybia Inc. dans ses sites, comptes, activités de soutien et services juridiques logiciels activés. Elle distingue les renseignements d’affaires d’Azybia des données clients et dossiers traitées pour un cabinet.

Azybia détermine les finalités de l’administration des comptes, de la sécurité et de ses communications. Pour les dossiers clients d’un cabinet, ce dernier détermine normalement les finalités et les utilisateurs autorisés; Azybia traite les renseignements selon le service et les instructions convenus. Adressez-vous d’abord au cabinet pour son dossier juridique, et à Azybia pour les données sous son propre contrôle.

Selon les fonctions utilisées, les renseignements peuvent comprendre votre nom, rôle, cabinet, coordonnées, langue, identifiants, traces d’authentification et échanges avec le soutien. Les espaces connectés peuvent aussi contenir des coordonnées clients, renseignements de dossiers, documents, tâches, dates, heures, factures, registres de paiement, preuves de signature et journaux d’accès.

Les dossiers juridiques peuvent contenir des renseignements sensibles sur des clients et des tiers. Fournissez uniquement les données nécessaires que vous êtes autorisé à traiter. Les démonstrations publiques sont illustratives et ne doivent pas recevoir de véritables renseignements clients confidentiels.

Les renseignements peuvent provenir de vous, d’un administrateur, d’un collègue ou client autorisé, d’une importation demandée ou d’un service connecté à votre choix. Les requêtes au site et aux services impliquent aussi des données techniques, comme l’adresse IP, le navigateur et des journaux serveur.

L’organisation qui fournit des données sur autrui doit disposer d’un fondement approprié et donner les avis requis. L’accès à un document ne vaut pas autorisation de toute utilisation ou communication ultérieure.

Les renseignements servent, selon les besoins, à fournir les fonctions demandées, authentifier les comptes, appliquer les permissions, organiser les données, assister les utilisateurs, administrer les abonnements, examiner les erreurs, prévenir les abus et respecter les obligations légales.

L’avis de collecte ou le parcours concerné doit expliquer toute nouvelle finalité avant l’utilisation. Cette politique ne constitue pas un consentement général au marketing sans lien, au profilage, à l’entraînement d’IA ou à la communication de dossiers confidentiels.

Lorsque le consentement est requis, il doit porter sur des finalités compréhensibles et les renseignements nécessaires. Les données sensibles peuvent exiger un consentement exprès. Le cabinet doit aussi tenir compte du secret professionnel et de son fondement juridique d’intervention.

Vous pouvez refuser des renseignements facultatifs ou retirer un consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles expliquées. Cela peut empêcher une fonction de fonctionner sans justifier la suppression d’un service sans lien. Le responsable peut vous aider lorsqu’un choix n’est pas offert dans l’interface.

Un espace local ou de démonstration conserve ses données de travail dans le navigateur, notamment localStorage ou IndexedDB selon la fonction. Les exportations sont enregistrées à l’emplacement choisi. Effacer les données du site peut supprimer définitivement les données locales; un compte serveur ne les sauvegarde pas automatiquement.

Lorsqu’une authentification ou un espace connecté est activé, les renseignements nécessaires sont transmis au serveur configuré. L’implémentation prend en charge Supabase pour l’authentification et les services serveur. Un stockage local ne signifie pas que toute visite est hors ligne : hébergement, connexion, réservation et intégrations activées peuvent communiquer avec des fournisseurs.

Les destinataires dépendent du service utilisé : membres autorisés du cabinet, client ou signataire choisi, et fournisseurs nécessaires à l’hébergement, l’authentification, le stockage, le soutien ou une connexion expressément activée. Partager, publier ou exporter peut créer des copies hors des contrôles d’accès de l’espace.

L’accès des fournisseurs doit être limité aux finalités du service et encadré contractuellement. Une communication peut aussi être exigée ou permise par la loi, notamment pour une ordonnance valide, la prévention de la fraude ou une opération commerciale dûment encadrée. Cette politique n’autorise pas la vente de dossiers clients ni leur utilisation publicitaire sans lien.

Les exemples animés d’Intelligence sont des démonstrations préparées, et non la preuve d’un traitement IA actif. Si une fonction IA externe est activée, son fournisseur, les flux de données et les choix pertinents doivent être expliqués avant l’envoi de renseignements protégés.

Les services ne remplacent pas le jugement de l’avocat. Accepter cette politique n’autorise pas l’utilisation de dossiers confidentiels pour entraîner un modèle IA partagé. Si une décision exclusivement automatisée est introduite, elle doit être accompagnée des avis, explications et mécanismes de révision requis.

Le site et les services activés peuvent utiliser des témoins ou le stockage de l’appareil pour l’authentification, la sécurité, la langue, les préférences et l’état de l’espace. Le navigateur permet de limiter ou de supprimer ce stockage, mais cela peut déconnecter le compte ou effacer le travail local.

Les fonctions facultatives d’analyse, de publicité ou de profilage doivent être décrites et soumises aux choix exigés lors de leur introduction. Les liens de réservation, sources et fournisseurs externes ont leurs propres pratiques. Leur ouverture peut transmettre des renseignements ordinaires de requête; consultez leur politique avant de fournir des données.

La conservation dépend du type de données, de leur finalité, des instructions du cabinet, des engagements contractuels et des obligations légales. Les renseignements ne devraient pas être conservés au-delà de ce qui est nécessaire. Une obligation de préservation, une enquête de sécurité ou une exigence légale peut justifier une conservation limitée.

Effacer le navigateur ne supprime pas nécessairement les données connectées; fermer un compte n’efface pas les copies détenues par un cabinet, un destinataire ou vous-même. Demandez au responsable les modalités propres au service, y compris le cycle de sauvegarde ou une exception légale. Ne présumez pas d’une durée indéterminée pour un dossier client.

Les mesures doivent correspondre à la sensibilité des renseignements et au service concerné. Un service connecté peut prévoir authentification, restrictions d’accès, connexions sécurisées et journaux opérationnels. Un aperçu local n’offre pas les mêmes contrôles qu’un service de production configuré; aucun système n’élimine tout risque.

Protégez les appareils et exportations, vérifiez les permissions et signalez rapidement une exposition soupçonnée. En cas d’incident, Azybia doit l’évaluer, y répondre, tenir les registres requis et aviser les personnes et autorités lorsque la loi l’exige. N’envoyez pas un dossier confidentiel complet pour signaler un problème technique.

Un fournisseur ou destinataire autorisé peut traiter des renseignements hors de votre province ou pays. Le lieu dépend du service activé et de sa configuration; cette politique ne promet pas un hébergement exclusivement canadien.

Avant de transférer des renseignements protégés, obtenez les précisions nécessaires sur les fournisseurs, lieux et mesures applicables. Lorsqu’une évaluation préalable est exigée au Québec pour une communication hors Québec, elle doit être réalisée avec les garanties écrites appropriées. Des autorités étrangères peuvent avoir un accès légal selon le droit local.

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements sous le contrôle d’Azybia, leur rectification et les autres droits prévus par la loi, dont une copie portable lorsque ce droit s’applique. Vous pouvez aussi poser des questions sur les finalités, destinataires, durées et choix de consentement, ou déposer une plainte.

Une vérification proportionnée de l’identité ou de l’autorité peut être nécessaire; nous devons protéger les données d’autrui et le secret applicable. Toute exception sera expliquée lorsque requis. Nous répondons dans les délais légaux. Vous pouvez saisir l’autorité compétente, dont le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec, selon le cas.

Un dossier peut concerner des enfants, proches, témoins, parties adverses ou personnes sans compte Azybia. Les cabinets demeurent responsables de la collecte licite, des autorisations, des avis et des restrictions applicables.

Les comptes professionnels Azybia ne s’adressent pas aux enfants. Ne créez pas de compte pour un enfant et ne fournissez pas ses données à moins que le service, votre autorité et la loi le permettent. Le consentement d’un client n’autorise pas automatiquement la communication des données d’autrui.

Adressez les demandes ou plaintes au Responsable de la protection des renseignements personnels, Azybia Inc., 135 Laurier Ave W, Ottawa, ON K1P 5J2, Canada. Indiquez le service, votre demande et un moyen de réponse. N’incluez aucun mot de passe ni dossier client inutile. Des précisions peuvent être demandées par un canal approprié.

Nous mettrons cette politique à jour lorsque les pratiques évoluent en indiquant la date de révision. Une nouvelle finalité importante peut exiger un avis ou un consentement distinct; publier une mise à jour ne constitue pas ce consentement.